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Schluss mit dem Papierkram – smarte Lösungen beim Thema WKZ

Vielfältige Aktionen im Handelsmarketing steigern die Sichtbarkeit. Aber ebenso wichtig bleibt es, die teils hochindividualisierten Marketingmaßnahmen gezielt zu steuern ohne den Überblick über einzelne Kosten, Positionen und Töpfe zu verlieren. Kurz: Das leidige Thema Werbekostenzuschüsse, dicht gefolgt vom Thema Revisionssicherheit – wer kennt es nicht? Die aufwändige Prüfung von Unterlagen und Rechnungen auf Richtigkeit und Anspruch bei den verschiedenen Marketingaktionen kostet vor allem Zeit. Zumeist ist bei den vorhandenen Budgettöpfen nicht immer ganz einsichtig, welcher denn gerade zum Anliegen des Händlers passt. Geschweige denn, wieviel Budget er denn überhaupt noch für seine Aktivitäten zur Verfügung hat. Aber muss das so sein?

Der Ausweg daraus, um digital und wirklich nachhaltig arbeiten zu können, ist ein intelligentes Marketing Management System, mit dem sich die zahlreichen WKZ-Workflows optimieren und die einzelnen Handelsaktivitäten übersichtlich und transparent dokumentieren lassen. Nur so gewährt man letztlich Revisionssicherheit und schafft es, die doch häufig noch aus Unsicherheit angesammelte Papierflut einzudämmen. Denn: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen im Original, unverändert und unverlierbar, jederzeit lückenlos verfügbar und maschinell auswertbar sein. Wenn Papierdokumente nach dem Scannen aber entsorgt werden, fordert das höchste Sorgfalt bei einem IT-gestützten Backoffice. In den meisten Fällen wird daher gleich beides aufbewahrt, die Printversion und die digitale. Aber wozu dann das Ganze, fragt man sich.

Die (revisions)sichere Lösung, um alle Beteiligten auch beim Thema WKZ mitsamt den aufwändigen Prozessen der Antragsprüfung und Bezuschussung von Werbemitteln zu entlasten, liegt in einem modularen Marketing-System, das diese Workflows mittels integrierter Automatismen vereint und entschieden optimiert. So lässt sich die Erstellung von Aktions/WKZ-Elementen bei budgetrelevanten Bestellungen und Buchungen automatisieren, sodass die Freigabeprozesse sicher konfiguriert sind. Das zeitaufwändige Nachweisen durchgeführter Aktionen und die Rechnungsprüfung werden optimiert und fristgerecht sowie transparent abgewickelt. Dies hat eine intelligente Budgetplanung wie -verwaltung und zeitnahe Kostenerstattung zur Folge, da die Übergabe freigewordener Aktivitäten an kundeninterne Abrechnungssysteme automatisiert erfolgt. Alle Beteiligten behalten so einen detaillierten und stets aktuellen Überblick – auch über die Auswertung der jeweiligen Werbeaktivitäten.

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